Was ist elektronisches DMS? ©DocuWare

Elektronische Signatur

digital Signieren

digital Signieren
eSignatur-Validated ID

Häufig werden in vielen mittelständischen Unternehmen Dokumente intern aber auch nach extern ausgetauscht. Zum Teil absurd wird es, wenn digital erzeugte Dokumente wie Verträge, Bescheide oder Berichte signiert werden müssen. Da werden eingescannte Unterschriften als Bilddatei eingefügt, das Dokument ausgedruckt, unterschrieben und wieder eingescannt. Abgesehen von Sicherheits- und Datenschutz Aspekten bleibt die Frage; was ist nun das Original?

Selbst wenn im Unternehmen noch kein Dokumentenmanagement System (DMS) zu Verfügung steht kann mit einer elektronischen Signatur jedes digitale Dokument rechtssicher signiert werden. Dabei können sowohl biometrische Face-to-Face, Remote Szenarien oder elektronische Siegel verwendet werden. Damit wird das Prinzip der Dateiintegrität gewahrt und mobiles Arbeiten wird auf eine neue sichere Stufe gehoben. Gerade im Personalwesen ist es nun nicht mehr nötig Dokumente per Post zu versenden oder Mitarbeiter zur Unterschrift ins Büro zu bitten.

Arbeiten Sie ohne Medienbruch digital und signieren Sie Ihre elektronischen Dokumente mit einer validierten elektronischen Signatur.


digitales Dokument zum Original

Ersetzendes Scannen

Machen Sie Ihr digitales Dokument zum Original.

Wir zeigen Ihnen wie es möglich ist aus gescannten Papier-Dokumenten (Rechnungen, Urkunden, Bescheide etc.) im Dokumentenmanagement Originale Digitale Dokumente zu machen.

Damit sparen sie Kosten und Zeit bei der weiteren Verarbeitung in Ihrem Unternehmen oder  Ihrer Organisation.

Mit einer angepassten Verfahrensdokumentation (VD) nach GoBD definieren Sie Ihre Prozesse und erstellen zusätzlich genaue Arbeits- und Organisationsanweisungen für alle Anwender des DMS. Dabei binden wir Ihren Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer aktiv in die Entwicklung mit ein. Diese Dokument (VD) ist die Basis, um ersetzendes Scannen gesetzeskonform anzuwenden.


Wir schaffen mit Ihnen alle Voraussetzungen (Dokumente, Schulungen etc.), um ein ersetzendes Scannen mir Ihrem Dokumentenmanagementsystem regelkonform umzusetzen.